A partir de las últimas reformas fiscales, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) endureció las reglas para dar de baja un comprobante fiscal. Hoy en día, ya no basta con presionar un botón de “cancelar”; es obligatorio justificar el motivo y, en muchos casos, contar con la aceptación del receptor.
A continuación, te presentamos la guía definitiva sobre como cancelar facturas en el SAT sin cometer errores que puedan derivar en multas.
Los 4 Motivos de Cancelación (Claves del SAT)
Al momento de solicitar la cancelación, el sistema (ya sea el portal del SAT o tu software de facturación) te pedirá obligatoriamente seleccionar uno de los siguientes cuatro motivos:
| Clave | Descripción | ¿Cuándo se usa? |
| 01 | Comprobante emitido con errores con relación | Cuando la factura tiene un error (RFC, nombre, concepto) y se tiene que sustituir por una nueva. |
| 02 | Comprobante emitido con errores sin relación | Cuando la factura tiene un error, pero no se va a sustituir de inmediato o no requiere enlazarse. |
| 03 | No se llevó a cabo la operación | Cuando la venta o el servicio se canceló por completo y ya no se realizará. |
| 04 | Operación nominativa relacionada en la factura global | Cuando un cliente te pide una factura individual de una venta que ya habías incluido en la factura global del mes. |
Paso a paso: Cómo cancelar facturas desde el Portal del SAT
Si realizas el proceso de forma manual desde la página oficial del SAT, los pasos son:
- Ingresa al portal del SAT y ve a la sección de Factura electrónica > Cancela y recupera tus facturas.
- Autentícate con tu RFC y Contraseña, o con tu e.firma.
- Busca el comprobante en “Consultar Facturas Emitidas” usando el folio fiscal (UUID) o el rango de fechas.
- Selecciona la factura marcando la casilla izquierda.
- Da clic en el botón “Cancelar Seleccionados”.
- Elige el motivo de cancelación (claves 01 a 04).
- Firma la solicitud utilizando tus archivos de la e.firma (o Certificado de Sello Digital).
- Monitorea el estatus. Pasará a “En proceso” (si requiere autorización) o “Cancelado sin aceptación”.
Proceso Correcto para corregir facturas con relación.
El motivo 01 “Comprobante emitido con errores con relación” suele causar confusión por el orden en que deben hacerse las cosas. Para evitar que el sistema te rechace el movimiento, el SAT estipula que el orden cronológico debe ser el siguiente:
- Detectas el error en la Factura A. No la canceles todavía
- Primero, emite la nueva factura (Factura B) con los datos correctos.
- En la Factura B, debes agregar el apartado de “CFDI Relacionados”, seleccionar la clave 04 (Sustitución de los CFDI previos) y registrar el UUID (folio fiscal) de la Factura A (la errónea).
- Una vez timbrada la Factura B, regresas a la Factura A, solicitas su cancelación y seleccionas el motivo 01. El sistema te pedirá que introduzcas el UUID de la nueva Factura B para ligarlas.
¿Requiere Aceptación del Receptor?
Antes de iniciar cualquier proceso, debes saber que existen dos tipos de cancelaciones: con aceptación y sin aceptación.
El SAT permite cancelar facturas de forma automática (sin pedir permiso al cliente) solo en ciertos casos específicos. Los supuestos más comunes para la cancelación sin aceptación son:
- Facturas que amparen ingresos por montos de hasta $1,000 MXN.
- Facturas de Nómina, Egreso (notas de crédito) o Traslado.
- Facturas emitidas a través de la herramienta “Mis Cuentas” del SAT.
- Comprobantes de ingresos expedidos a público en general (RFC genérico:
XAXX010101000). - Facturas emitidas a residentes en el extranjero.
- Que la cancelación se realice dentro de los un día hábil siguiente a su expedición.
⚠️ Importante: Si tu factura no entra en esta lista y supera los $1,000 MXN, tu cliente recibirá una notificación en su Buzón Tributario y tendrá tres días hábiles para aceptar o rechazar la cancelación. Si no responde en ese plazo, la factura se cancelará por “positiva ficta” (aceptación automática por falta de respuesta).
Recomendaciones
Para no tener problemas en la cancelación del CFDI se recomienda lo siguiente:
- Contar siempre con su e.firma o sello digital vigentes: Son necesarios para el proceso final de cancelación de los CFDI.
- Informar al cliente del proceso de cancelación: facilita el proceso y evita desconformidad por parte del cliente si no estaba enterado del error en la factura.
- Verificación de facturas a cancelar antes del cierre del ejercicio fiscal: Por regla general, las facturas deben cancelarse en el mismo ejercicio fiscal (año) en el que fueron emitidas. Cancelar facturas de años anteriores fuera de los plazos legales puede acarrear multas equivalentes a un porcentaje del valor de la factura.
- Error en retenciones: Uno de los errores más comunes en facturación es la facturación de retención de IVA e ISR de los distintos regímenes fiscales, por lo que se recomienda usar nuestra calculadora de retenciones para evitar cualquier error.
Conclusión
La correcta cancelación de facturas dejó de ser un simple trámite administrativo para convertirse en un elemento crítico de la gestión de riesgos fiscales y operativos. En un entorno de fiscalización digital automatizada, cualquier error o desfase en los plazos puede derivar en multas significativas y discrepancias ante la autoridad.
Para las empresas, la clave no solo radica en conocer el procedimiento técnico, sino en fortalecer los controles internos antes de la emisión. Una gestión de comprobantes fiscales ordenada, transparente y coordinada con los clientes es fundamental para proteger el flujo de efectivo, evitar contingencias legales y garantizar la continuidad y salud financiera del negocio.
Preguntas Frecuentes
¿Cuánto tiempo tengo para cancelar una factura?
Por regla general, las facturas deben cancelarse dentro del mismo ejercicio fiscal (año) en el que fueron emitidas. Cancelar comprobantes de años anteriores fuera de los plazos legales puede generar multas por parte del SAT.
¿Qué pasa si mi cliente no responde a la solicitud de cancelación?
Si la factura requiere aceptación y el cliente no responde a través de su Buzón Tributario dentro de los 3 días hábiles siguientes a la notificación, el SAT aplicará la “positiva ficta” y el comprobante se cancelará automáticamente.
¿Puedo cancelar una factura que ya tiene un complemento de pago asociado?
No directamente. Primero debes cancelar el o los Complementos de Recepción de Pagos asociados a esa factura. Una vez que los complementos estén cancelados, el sistema te permitirá cancelar la factura origen.
¿Me pueden multar por cancelar facturas fuera del plazo?
Sí. El SAT puede aplicar multas que van del 5% al 10% del monto de cada factura si se cancelan fuera de los plazos permitidos o si se realiza la cancelación de un comprobante que ampare una operación que sí se llevó a cabo.