A veces, un cliente realiza una compra en tu negocio y no requiere que la factura lleve su RFC personal (ya sea porque no deduce impuestos o porque no está registrado ante el SAT), pero aun así te solicita una Factura Individual a Público en General por temas de garantía, control de gastos o viáticos.
Para cumplir con esto, la autoridad te permite emitir un comprobante directo para esa sola operación utilizando los datos genéricos oficiales. En esta guía te explicamos paso a paso cómo llenarla correctamente en la versión CFDI 4.0.
Tabla de Contenido
¿Por qué es distinta a la Factura Global?
Aunque ambas utilizan el mismo nombre y RFC genérico, la diferencia es muy sencilla: La Factura Global agrupa muchas ventas de diferentes clientes que no pidieron nada al cierre de un periodo (día, semana o mes). En cambio, la Factura Individual a Público en General se genera para una sola operación específica a petición de un cliente que necesita el comprobante de su compra, pero sin sus datos fiscales personales.
Requisitos obligatorios para emitir la factura
Para que el sistema del SAT o tu proveedor de facturación no te arroje errores de validación al emitir un CFDI individual de este tipo, debes configurar los datos del cliente exactamente así:
- RFC:
XAXX010101000(El RFC genérico obligatorio para operaciones nacionales). - Nombre o Razón Social: PÚBLICO EN GENERAL (Debe ir estrictamente en mayúsculas, con acento y sin comillas).
- Régimen Fiscal: 616 – Sin obligaciones fiscales.
- Uso de CFDI: S01 – Sin efectos fiscales.
- Código Postal: Debes registrar el mismo código postal de tu negocio (tu lugar de expedición).
Paso a Paso para emitir la Factura Individual
Ya sea que utilices el portal gratuito del SAT o un sistema de facturación propio, el proceso técnico para este CFDI se realiza de la siguiente manera:
1. Accede al portal de factuación.
Entra al Portal del SAT, continuar al sitio y selecciona la opción “Factura Electrónica”, abre el apartado “Genera tu factura” y selecciona el “Servicio de facturación de CFDI” y accede mediante tu e.firma o contraseña.
En caso de no contar con e.firma, consulta aquí como puedes renovarla.
2. Información del emisor y pago.
Al entrar en la plataforma de facturación en la parte superior se solicita verificar la información del emisor y la forma de pago de la factura, dicha información debe ser llenada de la siguiente manera:
- Régimen Fiscal: Régimen del emisor (se precarga)
- Código Postal: Código Postal de la sucursal en la que se emite el CFDI.
- Fecha de emisión: Fecha actual (se precarga)
- Tipo de Factura: Ingreso.
- Forma de pago: Efectivo, tarjeta de crédito o debido, transferencia, etc. según el pago por la operación realizada. En caso de ser a crédito se escogerá la opción “Por definir”
- Método de Pago: Pago en una sola exhibición (PUE) cuando la operación ya fue cobrada o seleccionar Pago en Parcialidades o Diferido (PPD) cuando sea a crédito o aun no se reciba el pago por la operación.
3. Configurar los datos generales y del receptor
Selecciona el tipo de moneda de la operación sin marcar la casilla de “Es una Factura Global” ya que no es necesario en este tipo de factura individual.
En la sección del cliente, introduce los datos del RFC genérico que mencionamos arriba:
- RFC: XAXX010101000
- Nombre: “PÚBLICO EN GENERAL” (incluyendo comillas)
- Código Postal: Codigo Postal de la sucursal que emite el comprobante.
- Uso: S01 – Sin efectos fiscales
4. Agrega los conceptos reales de la venta
Esta es la parte donde más personas se equivocan. En una factura individual SÍ debes usar las claves reales de lo que vendiste:
- Clave de Producto o Servicio: Busca y selecciona la clave exacta del catálogo del SAT que corresponda a lo que estás vendiendo (por ejemplo:
43211503si vendiste una laptop, o la clave que corresponda a tus servicios). No uses la clave genérica 01010101. - Clave de Unidad: Selecciona la unidad de medida real de la operación (ej.
H87para pieza,E48para servicio, etc.). - Descripción: Escribe detalladamente el producto o servicio que se lleva el cliente.
- Valor Unitario: El precio del producto antes de impuestos.
5. Desglose de Impuestos
Puedes seleccionar la opción “Acepto Sugerencia de impuestos” si únicamente manejas operaciones con IVA al 16%, ya que en caso contrario deberás informar si tus productos o servicios gravan IVA (16% u 8% en zona fronteriza), por lo que debes debes activar el desglose de impuestos para cada concepto, incluyendo el IVA tasa 0 y exento o IEPS y guardas los conceptos.
6. Sellar y Enviar
Al final verifica que la suma de todos tus conceptos coincida perfectamente con el dinero que ingresó por esas ventas incluyendo el IVA. Si todo es correcto, firma la factura con mi e.firma o Certificado de Sello Digital (CSD).
Recomendaciones clave para evitar errores al emitir este CFDI
Al tratarse de un comprobante individual pero con datos genéricos, es fácil confundirse en el llenado. Para asegurarte de que la factura sea totalmente válida y no ponga en riesgo tu contabilidad, toma en cuenta estos consejos:
- No uses la clave genérica de producto: Recuerda que la clave
01010101(No existe en el catálogo) y la unidadACT(Actividad) son de uso exclusivo para la Factura Global. En esta factura individual, el SAT exige que pongas la clave real del producto o servicio que se llevó el cliente. - Cuidado con el Código Postal del cliente: Un error común en el CFDI 4.0 es intentar adivinar el código postal del cliente o dejarlo en blanco. Cuando usas el RFC genérico
XAXX010101000, el nodo del código postal del receptor debe ser exactamente el mismo de tu domicilio fiscal o sucursal de expedición. - Verifica el método de pago: Como este comprobante se emite al momento por una venta ya realizada, casi siempre el método de pago debe ser PUE (Pago en una sola exhibición). Asegúrate de registrar correctamente si te pagaron con tarjeta, transferencia o efectivo.
¿De cuánto tiempo dispones para emitir la Factura Individual?
A diferencia de la factura global, que se rige por plazos muy estrictos de 24 horas al cierre de un periodo según la Resolución Miscelánea Fiscal, la factura individual a público en general sigue la regla de los comprobantes ordinarios.
El cliente tiene derecho a solicitarla al momento de realizar la operación. Sin embargo, si el cliente no la pide en ese instante pero regresa por ella más tarde, lo ideal es que se emita dentro del mismo mes en que se realizó la venta.
Conclusión
Dominar la emisión de la Factura Individual a Público en General es una herramienta fundamental para proteger la operación de tu negocio. Te permite dejar contentos a esos clientes que necesitan un comprobante institucional de su compra sin estar registrados ante el SAT, y al mismo tiempo mantiene tu facturación en regla de acuerdo a las disposiciones fiscales.
Preguntas Frecuentes
¿Si emito una factura individual con RFC genérico, el cliente la puede usar para deducir impuestos?
No. Al utilizar el RFC genérico XAXX010101000 y el uso de CFDI S01 - Sin efectos fiscales, el SAT invalida automáticamente este comprobante para cualquier deducción de impuestos o acreditamiento de IVA. Este documento le sirve al cliente únicamente como un comprobante legal de propiedad, garantía o control interno de gastos.
¿Puedo hacer una factura individual a público en general si la venta fue a crédito (PPD)?
Sí, es posible. Si vendiste un producto a plazos o te lo van a pagar después, puedes emitir el CFDI individual seleccionando el método de pago PPD (Pago en parcialidades o diferido) y la forma de pago 99 (Por definir). Cuando el cliente te vaya pagando, tendrás la obligación de emitirle sus respectivos Complementos de Recepción de Pagos (REP) usando el mismo RFC genérico.
¿Es obligatorio emitir este comprobante si el cliente no me lo pide?
No de forma individual. Si el cliente realiza su compra y se retira sin solicitar ningún tipo de comprobante fiscal, tu obligación como contribuyente es registrar esa venta en una nota o ticket interno, para posteriormente realizar una factura individual a público en general o acumularla y reportarla dentro de tu Factura Global diaria, semanal o mensual.